ARTÍCULO 80.- Para facilitar expedientes, copias y toda clase de datos e informes, los archivos y las demás dependencias de la Secretaría, en la parte que les corresponda, se sujetarán a las siguientes prevenciones:
I.- Cada Departamento hará sus pedidos de expedientes por conducto del empleado encargado de la Mesa de antecedentes de sus respectivas Secciones o dependencias, quien, previo conocimiento que se dé de su designación y de su firma a los archivos, autorizará los recibos. Fuera de este empleado, a nadie más se confiarán documentos; pero en casos de urgencia, y a falta de oficial autorizado, los Jefes de los mencionados archivos remitirán con uno de sus empleados a los Jefes de dependencia de la Secretaría, los expedientes que por teléfono o por cualquier otro conducto solicitaren, otorgando éstos los recibos correspondientes.
II.- Los pedidos de expedientes a Departamentos ajenos a aquel en que se necesiten, se harán invariablemente por conducto del archivo de la dependencia que los solicite.
III.- Los Jefes de las Oficinas Superiores y los Jefes y Subjefes de Departamento, recabarán los antecedentes que necesiten por conducto de sus ayudantes, quienes firmarán los recibos.
IV.- Por regla general, no se facilitarán documentos aislados para consulta si están ya formados los expedientes a que correspondan; en todo caso se facilitarán los expedientes completos, a menos que se trate de desgloses.
V.- Ningún expediente ni documentos se facilitará por pedidos verbales; en todo caso deberán recabarse los recibos correspondientes.
VI.- Los expedientes que sean pedidos por otras Secretarías o dependencias federales y autoridades civiles o militares, sólo se facilitarán previo acuerdo del C. Secretario del Ramo, o del Subsecretario u Oficial Mayor, en su caso.
VII.- Los expedientes de pensionistas solicitados por Hacienda, para la fiscalización y sanción del beneficio, o para otros trámites relativos al mismo, serán remitidos por conducto de la dependencia que tenga a su cargo ese ramo en esta Secretaría, con objeto de que, al hacer la remisión, pueda tratar, en caso necesario, sobre las circunstancias relacionadas con el asunto que motive el pedido. El Jefe de la Oficina de Pensiones, asumirá íntegramente la responsabilidad respecto a las remisiones que haga, de las cuales dará aviso al archivo para el efecto de las anotaciones que procedan, con objeto de que esté en condiciones de saber en todo tiempo el lugar donde se encuentran los expedientes.
VIII.- Cuando por cuestiones de reclamaciones internacionales o asuntos judiciales se soliciten de esta Secretaría documentos autógrafos de miembros del Ejército para hacer la confronta de firmas, se desglosarán éstos de los expedientes en que se encuentren y se remitirán a las autoridades solicitantes con carácter devolutivo, dejándose en su lugar copias certificadas.
IX.- El archivo tendrá especial interés en proporcionar todos aquellos datos que se le pidan y que pudieran contribuir a la defensa de los intereses de la Nación en cuestión de reclamaciones.
X.- Los informes económicos que solicite Hacienda y demás dependencias federales en asuntos relacionados con esta Secretaría, los proporcionarán los Jefes de los archivos directamente, sin más requisitos que la presentación, por parte de los comisionados de aquellas oficinas, de la credencial en que se les autorice para recabarlos.
XI.- No se darán informes a partidos u organizaciones políticas de cualquiera naturaleza, de la actuación de los miembros del Ejército, aun cuando éstos no se encuentren en servicio, a menos que eleven su solicitud por conducto de la Secretaría de Gobernación, en cuyo caso resolverá el C. Secretario, y en su defecto el Subsecretario u Oficial Mayor.
XII.- Sólo con acuerdo expreso del C. Secretario del Ramo, se remitirán al Senado los expedientes de Coroneles y Generales para la ratificación de grados. Estos expedientes se formarán únicamente con los documentos indispensables para el objeto, como son los atógrafos, despachos o nombramientos provisionales en su caso, hojas de servicios y dictámenes respecto al reconocimiento de empleos. Por ningún motivo se remitirán, para los efectos de la ratificación, los expedientes completos que tienen formados los interesados en esta Secretaría, si no es a solicitud de la Alta Cámara y previo acuerdo del C. Secretario.
XIII.- A los investigadores, ya sean nacionales o extranjeros, sólo se les facilitarán datos o se les permitirá consultar expedientes en el archivo, cuando comprueben su personalidad como escritores o miembros de alguna Universidad o de cualquiera otra institución análoga, siempre que hagan su solicitud por escrito, expresando claramente las materias que les interesen; en el concepto de que, los extranjeros, se dirigirán por conducto de las Legaciones de sus respectivos países, y los nacionales directamente al Secretario del Ramo quien, una vez informado del contenido de los expedientes que se trata de consultar, resolverá lo que proceda.
XIV.- Por regla general, los archivos relativos a historia u operaciones militares, sólo podrán consultarse cuando se refieran a un período de tiempo anterior a la época contemporánea, comprendida ésta desde 1910; pero es potestativo del Secretario permitir su consulta cuando se refieran a un período posterior, si lo creyere así conveniente, tratándose de aclaraciones históricas, en beneficio de los intereses o del buen nombre de país. El resto del archivo podrá consultarse sin delimitación de tiempo, a juicio solamente del C. Secretario.
XV.- De cada copia que tomen los investigadores, dejarán un ejemplar en el archivo.
XVI.- Por ningún motivo se facilitarán a los investigadores, nacionales o extranjeros, aquellos datos cuyo uso o posible publicación pudiera en alguna forma resultar inconveniente para los intereses del país. Tampoco se permitirá su consulta.
XVII.- Cuando se autorice a alguna persona para sacar fotografías o copias fotostáticas de documentos que obren en los archivos, se harán estos trabajos precisamente en las mismas oficinas donde se encuentren, sin que se permita la salida de los originales.
XVIII.- Se prohíbe a los investigadores la aplicación de reactivos para facilitar la lectura de documentos. Sólo la Dirección del Archivo podrá valerse de estos medios y otros semejantes, cuando así lo estimare conveniente, en bien del servicio.
XIX.- Los informes a particulares sobre servicios de miembros del Ejército, sólo se facilitarán previa justificación de su personalidad como familiares de los mismos. Tratándose de representantes, se exigirá, además, la comprobación de tal carácter.
XX.- La suministración de datos o copias a particulares será gratuita, siempre que el trabajo de estas últimas no exceda de cinco hojas de papel, tamaño epistolar y escritas por una sola cara. Las copias que requieran mayor extensión, se sacarán por cuenta de los interesados, quienes designarán un amanuense que haga el trabajo bajo la vigilancia del Jefe del archivo.
XXI.- Los militares a quienes les haya sido expedida patente de su empleo y obre ésta en los expedientes de los mismos por no haberla recogido oportunamente, tienen derecho a recogerla en todo tiempo, aun cuando no se encuentren ya en servicio, siempre que su baja, en este caso, no haya sido originada por una mala nota. En caso de fallecimiento de los interesados, sus ascendientes o descendientes directos pueden también recoger dichos documentos, previa comprobación de tal carácter, siempre que esta Secretaría no se reserve el derecho de conservarlos si los considera de interés para el enriquecimiento del archivo.
Structure Reglamento de la Dirección de Archivo Militar