ARTÍCULO 75.- El orden en que deberá procederse a la clasificación y catalogación de documentos y la forma en que éstos deben archivarse, serán los siguientes:
I.- Por regla general, toda la correspondencia debe archivarse por asuntos y no por oficinas, de acuerdo con la clasificación decimal establecida.
II.- Al recibirse la correspondencia, se procederá desde luego a su clasificación y catalogación, en la forma que a continuación se expresa:
a).- Se analizará cada oficio que se reciba, para anotar en el ángulo superior derecho del mismo, así como en las hojas de control y registro que trae anexas, la clasificación que le corresponda, según el asunto de que se trate.
b).- En seguida se consultarán los catálogos alfabéticos, que deberán estar siempre al día, para cerciorarse si hay o no antecedentes. En el primer caso se aplicará la misma fórmula clasificadora que estos tengan, así como el propio número del expediente. En el segundo caso, es decir, cuando los asuntos que entren carezcan de antecedentes, se clasificarán con la rúbrica que les corresponda y se consultará el catálogo sistemático, buscando en él los mismos números clasificadores, para ver el número del último expediente formado con ellos y tomar el siguiente, que será el que se dará al nuevo expediente que se va a formar, abriendo en este caso las cédulas respectivas, que se colocarán en los catálogos. A cada asunto nuevo se le formará su carpeta, la que se colocará vacía en el lugar que le corresponda, para que cuando regrese el asunto ya tramitado, para su archivo, se guarde en ella. Así los expedientes quedarán desde luego iniciados.
c).- Una vez hechas la clasificación y catalogación respectivas, se distribuirá la correspondencia entre las Secciones o dependencias que deban tramitarla, recabando el recibo en las hojas de registro de entrada.
III.- Al recibirse en la Mesa 1ª la correspondencia ya tramitada para su despacho, serán separados los documentos que hayan originado el trámite, así como sus minutas respectivas, pasándose a la Mesa 2ª para su archivo. Los originales de la correspondencia exterior se entregarán en la Oficialía de Partes para que vayan a su destino y los de la interior se remitirán a la dependencia a que estén dirigidos, recabándose en ambos casos el sello de las oficinas que reciben, en una de las minutas que acompañarán a cada original. Con estas minutas se formarán, por separado, los registros de salida de cada una de las dos clases de correspondencia.
IV.- La forma de archivar, tratándose de oficinas dotadas de gabinetes verticales, es la siguiente:
a).- Se anotará en el porta-marbete de la gaveta respectiva, el número o números clasificadores que contenga.
b).- La colocación de expedientes dentro de las gavetas, se hará por orden creciente de números clasificadores, dentro de éstos por numeración progresiva de expedientes, y dentro de éstos por numeración progresiva de legajos.
c).- La correspondencia se archivará dentro de las carpetas, por el orden del desarrollo de los asuntos, debiéndose tener especial cuidado de colocar los oficios junto con sus resoluciones, anexos, etc., de manera que las comunicaciones más antiguas se encuentren siempre al principio, y las más recientes al final.
V.- Los archivos locales que aun no hayan sido dotados de gabinetes verticales y únicamente dispongan de estantería, se sujetarán a las siguientes disposiciones:
a).- El archivo se llevará en cajas o carteras archivadoras que deberán colocarse tendidas en los estantes, siguiendo un movimiento de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, por orden progresivo de números clasificadores.
b).- La colocación de expedientes dentro de cada caja, se hará también por riguroso orden sistemático, dentro de éste por número progresivo de expedientes, y éstos, a su vez, se ordenarán por número progresivo de legajos, en su caso.
c).- Las cajas o carteras archivadoras llevarán en el lomo una etiqueta de papel que cubra la superficie de éste, en la que se anotará con caracteres de goma, el número de la clase a que se destine, así como la denominación de la misma, y a medida que vayan llenándose con expedientes o legajos completos, se aumentará el número de cajas para cada clase; entonces, en la etiqueta de aquéllas que carezcan de capacidad para más documentos, se agregará la referencia exacta del expediente que contengan, el número identificador del mismo y los legajos de que se forme; si son varios expedientes, se especificarán los números del primero y el último, del tantos al tantos, y si en una caja se guardan clasificaciones diferentes, pero siempre de una misma clase, como debe ser, se anotarán éstas sucesivamente, expresando bajo cada una la cantidad de expedientes de esa materia, en la forma que se ha indicado.
VI.- En el archivo central, además de la clasificación decimal, se empleará la clasificación topográfica, consistente en aplicar a las cajas, lo mismo que a los expedientes, las cifras que designan el número decimal de la clase, el número progresivo de la caja dentro de cada clase, y el número de orden que dentro de aquélla ocupen los expedientes. En esta oficina, las cajas sólo contendrán expedientes de una misma referencia y no se permitirá archivar en ellas clasificaciones diferentes. Su colocación en los estantes será la misma que se ha indicado en el inciso a) de la fracción V por lo que se refiere al orden que deben seguir en éstos, pero no irán tendidas, sino en forma vertical, toda vez que los expedientes que contengan, además de reunir ya la suficiente consistencia para mantenerse en esa posición, irán sujetos a las cajas. Las etiquetas que éstas deben llevar, serán impresas, de iguales dimensiones a las de que antes se ha hablado, uniformes en su color y en todas sus proporciones, y contendrán como encabezamiento la siguiente leyenda: "Secretaría de Guerra y Marina.- Dirección de Archivo Militar.- Archivo Central." Y distribuidas convenientemente, a continuación, hacia abajo, las siguientes palabras: CLASE…….., CAJA…….., EXPEDIENTE…….., CLASIFICACIÓN……..; las que se complementarán agregando con caracteres de goma los números que les correspondan, los cuales coincidirán exactamente con los que lleven los expedientes.
VII.- Tratándose asimismo del archivo central, no se reunirá el principio de un expediente con los demás que contenga determinada caja. Si un expediente formado por varios legajos no cabe íntegro en una caja por contener ésta otros expedientes, se empleará otra para comenzar con el legajo número uno, aun cuando la anterior no quede completamente llena, y se continuarán archivando los demás por su orden, utilizando el número de cajas que sea necesario.
VIII.- Igual que en los archivos locales que usen estantería, cuando una caja contenga varios expedientes, se anotará en el lugar de la etiqueta destinado para ello, el primero y el último de sus números identificadores.
IX.- Los expedientes colocados dentro de las cajas archivadoras, coincidirán, en cantidad, con el número que se haya anotado en las etiquetas.
Structure Reglamento de la Dirección de Archivo Militar